NIR-uri automate
Soluția Evolvendor Smart B2B automatizează complet procesul de recepție a mărfurilor și întocmirea Notei de Recepție (NIR), acoperind flexibil ambele fluxuri majore de aprovizionare ale companiei dvs.:
Scenariul 1: Facturi externe / Avize (import & intracomunitar): Operatorii din depozit sau birou scanează bulk documentele fizice primite la rampă sau le retransmit din e-mail. Sistemul recunoaște automat formatul, separă paginile și extrage datele din orice structură de document.
Scenariul 2: Furnizori interni (RO e-Factura): Platforma preia automat fișierele emise prin sistemul e-Factura de furnizorii locali. Evolvendor poate denera NIR și din factura primita prin e-mail sau scanata, permițând recepția mărfurilor și când e-factura ajunge cu întârziere în SPV sau îi lipsesc detalii comerciale importante care sunt disponibile în factura originală, aviz sau anexa contractului.
Validare în timp real & NIR: Datele extrase (din e-Factură sau scanări) sunt comparate instant cu comanda de achiziție din ERP. Sistemul generează automat NIR-ul și notifică neconcordanțele de cantitate/ sau preț. După confirmarea recepției fizice, NIR este transmis automat în ERP.
Mediu dedicat & Securitate: Fiecare client beneficiază de o infrastructură izolată pe un server dedicat, protejată prin acord juridic NDA.
Întrebări frecvente și răspunsuri
Evolvendor unifică ambele fluxuri. Pentru furnizorii interni preia automat datele din sistemul RO e-Factura (format XML), dar și din factura primita prin e-mail sau scanata, avize sau alte documente relevante. Pentru furnizorii externi extrage datele din facturile/avizele scanate sau primite pe e-mail, generând NIR-ul în același mod structurat.
Sistemul compară automat articolele și cantitățile cu comanda de achiziție lansată din ERP. Dacă există neconcordanțe de preț, cantitate sau coduri de produs, platforma emite o alertă instantă și generează Nota de Constatare de Diferențe înainte de încărcarea definitivă a stocului.
Da, recepția fizică, făcută de un operator uman, este în continuare necesară, pentru a constata eventuale lipsuri sau deteriorarea unor produse primite. Evolvendor nu înlocuiește operatorul uman, doar îl asistă pentru a calcula mai repede și fără erori valoarea de inventar și pentru a observa rapid și cu exactitate eventualele probleme din documentele de recepție.
Da. Algoritmii inteligenți de recunoaștere a documentelor identifică automat structura facturilor internaționale (PDF sau scanări), extrag corect liniile de produse, valutele și datele de identificare ale furnizorului.
Fiecare companie are o instanță complet izolată și securizată pe un server dedicat. Datele nu sunt partajate cu alți clienți, iar confidențialitatea este protejată prin acord juridic NDA.